Quy Trình Quản Lý Học Phí Và Thanh Toán Tiền Giảng Viên Của Phòng Kế Toán

Quy Trình Quản Lý Học Phí Và Thanh Toán Tiền Giảng Viên Của Phòng Kế Toán

1. Quy trình thu học phí, theo dõi công nợ học phí

Đối với sinh viên mới:

Thu học phí theo ngành học, tập hợp danh sách => gửi phòng đào tạo theo ngành nghề, theo từng đợt khai giảng.

Đối với sinh viên các khóa cũ:

+ Phòng KHTC thông báo mức học phí theo từng học kỳ cho khoa; Khoa xem tiến độ học của từng lớp để đưa ra thời hạn đóng HP cụ thể.

+ Sau 1 tuần kể từ ngày hết hạn đóng HP theo thông báo, các thư ký khoa phối hợp với phòng KHTC lập Danh sách SV nợ học phí và tiến hành nhắc nhở từng sinh viên đóng học phí.

+ Đầu mỗi tháng các khoa gửi danh sách các lớp về phòng KHTC ( bằng email), sau 7 ->10 ngày phòng KHTC sẽ phản hồi sinh viên nợ HP và khoa tiến hành nhắc nhở SV đóng HP ( nhắc lần 2)  và rà soát lại SV thực học. SV nào chưa đóng được nên tìm hiểu lý do và cho làm đơn gia hạn ghi cụ thể thời gian gia hạn ( tránh Trường hợp SV ồ ạt đóng trước ngày thi hoặc gia hạn cho qua ngày thi)

+ Trước khi tổ chức thi, khoa gửi lịch thi về phòng KHTC ( bằng email ít nhất 2 tuần) và gửi danh sách các lớp về Phòng  KHTC  trước 1 tuần để kiểm tra lại và có chữ ký xác nhận của phòng KHTC -> tổ chức cho SV thi.

+ Riêng các lớp liên thông và VB2 không giải quyết nợ HP, trừ trường hợp khó khăn thật sự, có xác nhận của trưởng khoa -> cho SV làm đơn gia hạn.

+ Trường hợp hoàn trả lại HP do không mở được ngành:

SV làm đơn theo mẫu từ phòng QLSV, đính kèm blai HP gốc, hoặc xác nhận mất Blai HP trình BGH duyệt => chuyển P.KHTC chi tiền cho SV

Trường hợp SV bị mất Blai gốc và chưa làm giấy xác nhận thì P.QLSV phải chuyển P.KHTC xác nhận trước khi trình BGH ký duyệt.

2. Quy trình thanh toán tiền giảng viên :

Đơn vị liên quan: các khoa, Phòng đào

+ Lập kế hoạch dự toán chi phí GD đầu mỗi học kỳ gửi về phòng kế toán

+ Sau khi kết thúc môn và có đầy đủ bảng điểm, sổ lên lớp, hợp đồng GD, Khoa làm đề nghị thanh toán tiền GD, chấm bài và có xác nhận của phòng đào tạo- > gửi về phòng kế toán

+ Phòng kế toán căn cứ vào chứng từ, kiểm tra lại -> trình Hiệu trưởng duyệt chi.

Chứng từ thanh toán thù lao GD gồm:

Bảng thanh toán thù lao GD và chấm bài của GV

Thời khóa biểu ( đóng dấu đỏ)

Phụ lục hợp đồng (có dấu đỏ)

Đối với GV mới ký HĐ lần đầu: HĐ, PL HĐ đóng dấu đỏ (kèm các văn bằng theo quy định; nếu VB nước ngoài phải có bản dịch công chứng).

Sổ lên lớp ( bản chính + bản photo để đảm bảo tính chính xác)

Bảng điểm kiểm tra và điểm thi

+Trong phụ lục HĐ Giảng viên đề nghị khoa ghi thêm số CMND hoăc MST của GV để tiện cho việc làm quyết toán thuế TNCN cuối năm.

Thanh toán tiền giảng viên sẽ chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.